Tu lances ton activité, et très vite, c’est l’avalanche. Un outil pour tes tâches, un autre pour tes mails, un troisième pour tes factures, un quatrième pour tes réseaux… Résultat : tu passes plus de temps à jongler entre tes onglets qu’à bosser réellement. Je connais bien ce chaos, c’est même devenu mon métier d’y mettre fin.
Alors aujourd’hui, je joue carte sur table : voici tous les outils avec lesquels je travaille. Ceux que j’utilise au quotidien et ce que j’en fais, ceux que j’ai fini par quitter, et quelques pépites en plus. Pas pour faire joli, mais pour t’aider à faire des choix éclairés pour TON organisation.
Ma boîte à outils actuelle
Transparence d’abord : certains des liens de cet article sont des liens affiliés. Concrètement, si tu passes par eux pour t’inscrire, ça ne change rien à ton prix (parfois même tu gagnes un bonus ou une réduction), et de mon côté ça soutient mon travail de création de contenu. Je ne te recommande que des outils en lesquels je crois.
Notion — mon cerveau central
Autant être honnête : Notion, c’est la colonne vertébrale de toute mon activité. CRM, gestion de tâches et de projets, prise de notes, documentation, base de connaissances… tout vit au même endroit. C’est l’outil que je construis pour mes clients et celui sur lequel repose mon propre business. Si tu ne devais en retenir qu’un seul de cet article, ce serait celui-là.
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Notion Calendar — mon agenda
Je pilote mon agenda avec Notion Calendar, relié à Google Calendar et à mes bases Notion. Un seul endroit pour voir mes rendez-vous clients, mes blocs de travail et mes échéances de projets. Plus d’oubli, plus de double saisie.
Notion Mail + Gmail — mes emails
Je gère mes boîtes (pro et perso) avec Notion Mail, connecté à Gmail. L’intérêt : rester dans le même univers que le reste de mon organisation, sans sauter d’une appli à l’autre.
NB : Notion Mail ferme ses portes le 22 septembre. Je suis en train d’explorer quelques pistes pour le remplacer, et je mettrai cet article à jour dès que j’aurai arrêté mon choix !
Notion AI — mon copilote
Notion AI m’accompagne sur la rédaction, la structuration et la recherche dans mon espace. Il m’arrive d’utiliser Gemini en complément ponctuel quand j’ai besoin d’un autre regard. Et mes comptes-rendus de réunion ? Générés automatiquement avec les AI meeting notes de Notion, à partir de mes visios Google Meet.
Google Workspace — mon socle Google
Une bonne partie de mon organisation repose sur Google Workspace : Gmail pour mes emails (que je pilote depuis Notion Mail), Google Agenda synchronisé avec Notion Calendar, Google Drive pour mes fichiers et Google Meet pour mes visios. C’est la fondation Google sur laquelle viennent se brancher plusieurs de mes autres outils.
Make — mes automatisations
Ma règle : automatiser un maximum directement dans Notion (boutons + automatisations de bases de données). Quand j’ai besoin de connecter Notion à un outil externe, je passe par Make (1 mois gratuit au forfait pro via ce lien).
Cal.com — ma prise de rendez-vous
La plupart de mes rendez-vous (sessions d’accompagnement, de suivi, RDV réseautages…) se réservent en ligne via Cal.com (20 % de réduction pendant 12 mois via ce lien). Mes créneaux sont synchronisés avec mon agenda : zéro aller-retour par mail pour trouver une date.
Fillout — mes formulaires
Mes formulaires de contact et de qualification passent par Fillout (50 % de crédits en plus à l’inscription via ce lien), qui se branche directement sur Notion : les réponses atterrissent dans la bonne base, sans recopie.
Mailerlite — ma newsletter
Mes emails et séquences partent depuis Mailerlite : simple, visuel, et largement suffisant pour une activité d’indépendante.
Scheduled — mes réseaux sociaux
Je programme mes publications LinkedIn et Instagram avec Scheduled (20% sur tous les plans avec le code mariegautron20), directement depuis Notion. Bonus : il me remonte les statistiques.
Canva & GIMP — mes visuels
Pour mes illustrations et mon design, c’est Canva en priorité, GIMP pour les retouches plus poussées en local sur mon mac, et Notion AI pour générer des images à la volée.
Qonto — banque & facturation
Ma banque pro et ma facturation électronique passent par Qonto (80€ offert après inscription via ce lien dès 50€ dépensés). Tout est centralisé, propre, et prêt pour ma compta.
NB : Pour la facturation électronique, Qonto propose aussi une version gratuite sans obligation de souscrire à un compte bancaire chez eux.
WordPress, Divi & o2switch — mes sites web
Mes sites tournent sous WordPress avec le constructeur Divi, le tout hébergé chez o2switch. Un combo fiable que je déploie aussi pour mes clients web.
Payhip + Notion Marketplace — ma vente de templates
Je vends mes templates Notion sur mon site web via Payhip et la Marketplace officielle Notion.
Les indispensables en plus
- Docusign : signature électronique de mes contrats et devis.
- Whimsical : mes mindmaps et schémas.
- Wemet : ma carte de visite NFC unique (contacte-moi en direct si tu veux obtenir 20% de remise)
- Cleanshot : mon outil de capture d’écran avancé que j’utilise énormément au quotidien et pour ma création de contenus
Les outils que j’ai quittés
Ma stack n’a pas toujours été celle-là. J’ai testé, adopté, puis laissé tomber pas mal d’outils en route. Et c’est normal : un outil n’est bon que s’il colle à TA façon de travailler à l’instant T.
- Brevo — plateforme d’emailing et de marketing automation. Ce qu’il permettait : gérer newsletters et campagnes. Utilisé avant de passer à Mailerlite qui correspondait plus à mes besoins actuels.
- Tally — création de formulaires en ligne. Ce qu’il permettait : créer des formulaires rapides et gratuits. Utilisé avant de basculer sur Fillout qui permet d’aller plus loin, et pour les formulaires simples, j’utilise désormais les formulaires Notion natifs.
- tl;dv — enregistrement et résumé automatique de RDV et réunions. Ce qu’il permettait : enregistrer, transcrire et résumer les réunions. Remplacé par les AI meeting notes de Notion avec les enregistrements de Google Meet.
- Spoke — capture et organisation des notes de réunion. Ce qu’il permettait : enregistrer, transcrire et résumer les réunions. Remplacé par tl;dv puis les AI meeting notes de Notion avec les enregistrements de Google Meet.
D’autres outils que je recommande
Ceux-là ne sont pas (ou plus) au cœur de mon quotidien, mais je les connais, je les recommande, et ils peuvent te faire gagner un temps fou — surtout si tu construis ton organisation autour de Notion.
- WP Connect — pour connecter Notion à WordPress.
- 2sync — pour synchroniser Notion avec Google Agenda, Outlook ou tes tâches.
- Softr — pour créer un site ou une app à partir de tes données Notion.
- NotionApps — pour transformer un espace Notion en application mobile.
- PeopleToNotion — pour importer ses contacts directement dans Notion.
- WP Rocket — pour accélérer un site WordPress.
- Bonjoro — pour envoyer des vidéos personnalisées à ses clients.
Et toi, par où commencer ?
La vérité, c’est qu’il n’existe pas de stack parfaite et universelle. Le meilleur outil, c’est celui que tu ouvres avec plaisir et que tu utilises vraiment. Mon rôle, c’est de t’aider à bâtir un système qui TE ressemble, sans te noyer sous 15 abonnements.
Envie d’y voir clair dans ton organisation ?
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